Evaluación y gestión de proyectos

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La importancia de la evaluación y gestión de proyectos para las Pymes (Primera Parte)


16 octubre 2020
   

Autor: Dr. Galvarino Casanueva Yáñez

Programa MBA

Universidad UNIACC

La evaluación es una manera de verificar la racionalidad en la acción para el logro de determinadas metas y objetivos y una forma de medir el cumplimiento de objetivos y metas, además de la capacidad para alcanzarlos. Constituye una herramienta para fortalecer los procesos de planeación (evaluación ex – ante), hacer más efectiva la ejecución de las acciones planeadas (evaluación de seguimiento) y producir un adecuado sistema de retroalimentación (evaluación ex – post). En un mundo donde la economía es tan fluctuante, los gerentes financieros deben buscar alternativas que garanticen el éxito de la inversión a la que pueden incursionar, para evitar fracaso, es necesario que se realicen investigaciones profundas sobre el sector al que desean penetrar. Tomando en cuenta esta expansión comercial y la competencia que se genera a través de un mercado globalizado con demandantes cada vez más exigentes, es necesario asegurarse que la asignación de recursos o financiamiento sea capaz de cubrir las expectativas de todos los socios participantes. En ese sentido, la reducción de la incertidumbre en una oportunidad de negocio o la satisfacción de una necesidad, se consigue realizando una adecuada Evaluación de Proyectos. Por ello, es de gran importancia conocer y comprender el concepto de Evaluación de Proyectos, para aplicarlo en cada una de las etapas del estudio, debido a que este proceso juega un papel trascendente al permitir realizar ajustes en el diseño y ejecución del proyecto, de tal forma que facilite el cumplimiento de las actividades programadas y el logro de los objetivos.

¿Qué es un proyecto?

Es una idea de cambio en la asignación actual de recursos que sigue un objetivo y que genera beneficios y costos, cualitativos y cuantitativos, tanto al realizador del proyecto como a terceros. Nassir Sapag (1991): “Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver una necesidad humana”. CEPAL (Comisión Económica para América Latina): "Es el conjunto de antecedentes que permiten juzgar las ventajas y desventajas que presenta la asignación de recursos económicos llamados también consumos a centro o a una unidad productora, y que serán transformados en determinados bienes o servicios". Guido (1999): "Un proyecto es un intento por lograr un objetivo específico mediante un grupo único de tareas interrelacionadas y la utilización efectiva de los recursos. Tiene un propósito bien definido expresado en términos de alcance programa y costo”. Juan José Miranda (1999): "El proyecto se constituye en la unidad operativa del desarrollo, y se expresa como medio para la solución de problemas; para atender necesidades sentidas de la población; como mecanismo de concertación y gestión de recursos a través de los presupuestos; para la coordinación de acciones interinstitucionales en actividades de interés común y, desde luego, como instrumento de control de gestión que permita verificar la eficacia social de los planes y programas".

  • Ejemplos
  • elegir una carrera
  • plantación y tala de un bosque de pinos
  • obras de beneficencia
  • lanzar un nuevo producto

Ciclo de Vida de un Proyecto

En el proceso de un proyecto existen 4 etapas consecutivas:

1) Idea: Identificar problemas que puedan resolverse y oportunidades de negocio que puedan aprovecharse.

2) Pre inversión: Se prepara y evalúa el proyecto. Se realizan los distintos estudios de viabilidad (comercial, técnica, legal, de gestión, de impacto ambiental y financiera) con distinto nivel de profundidad (perfil, pre factibilidad, factibilidad).

3) Inversión: Se diseña y se materializa físicamente la inversión requerida por el proyecto de acuerdo a lo especificado en la etapa anterior.

4) Operación: Se pone en marcha el proyecto y se concretan los beneficios netos que fueron estimados previamente.

La Evaluación de Proyectos (EP)

  • Conjunto de técnicas y metodologías que apoyan la etapa de pre inversión.
  • Pretende contestar la pregunta de si conviene o no realizar una determinada inversión. Desde el punto de vista financiero, un proyecto es conveniente cuando permite un aumento de riqueza superior al mejor proyecto alternativo.
  • Aborda en forma explícita el problema de la asignación de recursos escasos en forma óptima.
  • Proporciona información al tomador de decisiones, pero no es el único instrumento a considerar.
  • Identifica, mide y valoriza, cuantitativa y cualitativamente, los beneficios y costos para las personas o instituciones relevantes.
  • La EP se concentra en la viabilidad (factibilidad) financiera de los proyectos. Debe contemplar los estudios técnicos, de mercado, legales, organizacionales y ambientales, con el fin de determinar sus consecuencias financieras.

Procedimientos para la Formulación de Proyectos

∙ La etapa de preparación tiene por objeto definir todas las características que tengan algún grado de efecto en el flujo de ingreso y egresos monetarios del proyecto. Una etapa previa a la del estudio del proyecto propiamente tal es la identificación de la idea, la cual representa generalmente la realización de un diagnóstico que detecta la necesidad que llenaría el proyecto y que identifica las vías de solución.

∙ El nivel de estudio inicial es el denominado perfil, el cual se elabora a partir de la información existente, el juicio común y la opinión que da la experiencia. En términos monetarios solo presenta estimaciones muy globales de las inversiones, costos o ingresos, sin entrar en investigación de terreno.

∙ Otro nivel de estudio es el llamado de prefactibilidad. Este estudio profundiza la investigación, basándose principalmente en información de fuentes secundarias para definir con cierta aproximación las variables principales referidas al mercado, a las alternativas técnicas de producción y a la capacidad financiera de los inversionistas, se estiman las inversiones probables, los costos de operación y los ingresos que demandará y generará el proyecto.

∙ El nivel de estudio más acabado se denomina factibilidad y se elabora sobre la base de antecedentes precisos, obtenidos mayoritariamente a través de fuentes primarias de información. El cálculo de las variables financieras y económicas deben ser lo suficientemente demostrativos para justificar la valoración de los distintos ítems. Se puede profundizar el estudio de "la mejor alternativa". Esta etapa constituye el paso final del estudio previo a la inversión.

En la preparación del proyecto se reconocen, a su vez, dos sub-etapas: una que se caracteriza por recopilar información a través de estudios específicos, de mercadeo, de ingeniería, de organización y financiero, y otra que se encarga de sistematizar, en términos monetarios, la información proporcionada por estos tres estudios, mediante el mismo estudio financiero. Este último proporciona información financiera sobre aspectos no incluidos en los otros estudios, como los relativos a financiamiento e impuestos entre otros.

Distintos Niveles de Profundidad de la EP El estudio de la viabilidad financiera se puede llevar a cabo con distintos niveles de profundidad (secuenciales): perfil, prefactibilidad y factibilidad.

Estudio de Perfil:

  • Se busca determinar si existe alguna razón para abandonar la idea antes de destinar más recursos a su evaluación.
  • Se debe identificar los beneficios y costos pertinentes respecto de la situación base (situación actual optimizada), sin incurrir en mayores costos para medirlos y valorarlos.
  • Debe incluir un análisis preliminar de los aspectos técnicos, estudios de mercado y los de evaluación.

Se utilizan estimaciones gruesas de los beneficios y costos, generalmente basadas en información existente, juicio común y experiencia.

Estudio de factibilidad:

  • Se basa en antecedentes precisos, provenientes de fuentes primarias. El énfasis está en medir y valorar en la forma más precisa posible sus beneficios y costos.
  • Una vez definido y caracterizado el proyecto, debe ser optimizado en tamaño, localización, momento óptimo de la inversión, tecnología, etc.
  • Se decide realizar el proyecto, postergar, abandonar o profundizar la evaluación.

Se debe coordinar la organización, puesta en marcha y operación del proyecto; determinar el calendario de desembolsos para la inversión, disponibilidad de equipos, anteproyecto de ingeniería, selección y entrenamiento del personal, etc.

Etapas de la EP:

Cualquiera sea la profundidad con que es evalúe un proyecto, se distinguen dos etapas:

  • Formulación y preparación: Identificar los beneficios y costos del proyecto y calcular su magnitud.
  • Recopilar (crear) información (estudios de mercado, técnico, legal, organizacional).
  • Construcción del flujo de caja.
  • Evaluación: a partir del flujo de caja, medir la rentabilidad de la inversión en el proyecto.

Tipos de EP:

  • Según para quien se evalúe:

Los proyectos afectan de diferente manera a los agentes involucrados, quienes tienen por lo general, diferentes objetivos e intereses. Por ejemplo: Proyecto de vertedero para las comunas del centro-sur de Santiago:

– Municipalidades.

– Vecinos.

– Bancos que financian la inversión.

– País.

Evaluación Privada: se realiza desde la perspectiva de un agente económico privado o individual (persona, empresa, grupo, etc.).

  • Medir la rentabilidad del proyecto, con independencia de quien provee los fondos
  • Medir la rentabilidad de los recursos propios invertidos (dueño del proyecto)
  • Medir la capacidad del proyecto para enfrentar compromisos de pago de las deudas (bancos, acreedores)

Evaluación Social: se realiza desde la perspectiva del conjunto del país (sociedad).

  • Según la finalidad de la inversión:
  • Proyectos que buscan crear nuevos negocios o empresas.
  • Proyectos que buscan evaluar un cambio, mejora o modernización en una empresa en marcha.
  • Según el momento en que se realice:

• Ex Ante: se realiza en el período de pre inversión, entrega una recomendación sobre la conveniencia de realizar el proyecto.

• Ex Post: se realiza una vez ejecutado el proyecto, sirve para estimar los verdaderos beneficios del proyecto, encontrar las fuentes de error y generar aprendizaje.

Formulación, preparación y evaluación de proyectos: contenidos mínimos.

I. Formulación y Preparación del proyecto

a) Antecedentes generales

– Ámbito o sector productivo del proyecto.

– Zona geográfica relevante para el proyecto y sus características (culturales, económicas, políticas, etc.).

– Identificación de segmentos producto

– Mercado.

– Características generales de los gestores del proyecto (aspectos organizacionales, marco legal, cultura organizativa, etc.).

– Otras informaciones relevantes.

b) Estudio de Mercado:

– El consumidor y las demandas del mercado y del proyecto, actuales y futuras. – La competencia y las ofertas del mercado y del proyecto, actuales y futuras. – Comercialización del producto o servicio generado por el proyecto.

– Los proveedores y la disponibilidad y precio de los insumos, actuales y proyectados.

Este punto debe ser complementado con una visión más global y sistemática, utilizando un enfoque de planificación estratégica. Este permite abordar el proyecto desde una perspectiva estratégica en lugar de una perspectiva táctica - operativa.

c) Diagnóstico

  • Antecedentes generales + estudio de mercado definición de situación sin proyecto.
  • Ejemplos diagnósticos: (1) Demanda insatisfecha; (2) Mala calidad de los servicios.

d) Estudio Técnico

  • Estudiar los procesos productivos opcionales.
  • Determinar los requerimientos de equipos y monto de la inversión.
  • Dimensionar las necesidades de espacio físico, mano de obra por especialización y calcular el costo de remuneraciones.
  • Estimar los costos de mantenimiento, reparaciones y reposición de equipos.
  • Identificar las materias primas y otros insumos que demandará el proceso.

El estudio técnico tiene por objeto proveer información para cuantificar el monto de las inversiones y costos de operación pertinentes a esta área. Se podrá obtener la información de las necesidades de capital, mano de obra y recursos materiales, tanto para la puesta en marcha como para la posterior operación del proyecto.

Determinación de las necesidades de capital:

∙ Capital generador: los inversores externos (que incluyen a los futuros compradores) son a menudo reacios a arriesgarse en el apoyo a una empresa en una etapa temprana. Por lo tanto, este tipo de financiación suele obtenerse de fuentes internas o mediante subvenciones.

∙ Capital de puesta en marcha: comprende por lo general el capital de operación a corto plazo necesario para poner la empresa en marcha y el capital, a más largo plazo, necesario para obtener recursos físicos y humanos. Aunque puede ser más fácil obtener capital para la puesta en marcha que el capital generador, sigue siendo difícil atraer el interés de posibles inversionistas en esta fase. Los bancos suelen ser reacios a conceder préstamos de puesta en marcha por el alto nivel de riesgo. No obstante, existen ciertos bancos de desarrollo rural y de crédito que pueden ayudar en esta etapa. Determinados inversores con interés en obtener una participación, pueden quizás proporcionar capital de puesta en marcha, pero lo harán únicamente con base en un plan empresarial sólido, que demuestre claramente la aceptación de la definición de mercado, la certeza de una alta rentabilidad del capital invertido y la capacidad del grupo para la producción y gestión.

∙ Capital de operación: es la financiación a corto plazo, necesaria para establecer los activos corrientes (existencias, cuentas por pagar y efectivo) y normalmente puede obtenerse de bancos y acreedores comerciales. Este tipo de financiación es normalmente el más fácil de obtener por una empresa viable.

∙ La financiación a largo plazo: o capital de crecimiento, se utiliza para financiar los activos de la empresa (edificios, maquinaria) y es normalmente una combinación de obligaciones a largo plazo y de los fondos de los propietarios. Por ejemplo, transcurrido un cierto tiempo, una empresa rentable puede animar a sus miembros a reinvertir sus ingresos para aumentar la producción.

e) Estudio Organizacional

– Definir la estructura organizativa más adecuada a los requerimientos de operación.

– A partir de lo anterior, definir las necesidades de personal para la gestión y estimar remuneraciones.

– Requerimientos de espacio físico.

f) Estudio Legal

– Aspectos tributarios específicos.

– Restricciones de localización, ambientales, etc.

g) Optimización de la situación actual

– Los beneficios netos de un proyecto se obtienen comparando la situación con proyecto con la sin proyecto optimizada (situación base), evitando que se asignen al proyecto beneficios que no corresponden.

– Ejemplo de optimizaciones: (1) Rediseño de procesos y reingeniería; (2) Mejoras en la gestión; (3) Modificaciones que impliquen inversiones marginales

– Se debe considerar como parte de la situación base aquellos proyectos sustitutos y/o complementarios sobre los que se haya decidido su ejecución, y que se estime razonablemente que serán implementados (también se les debe considerar en la situación con proyecto).

h) Construcción del Flujo de Caja

– La estimación de beneficios y costos es un proceso de tres pasos sucesivos: Identificación / Medición / Valoración.

– Dependen del agente que hace la estimación. Por ejemplo, las externalidades son un costo en la evaluación social, pero no en la privada.

– Los beneficios y costos cuantificables deben ser estimados en algún numerario común (normalmente $ de hoy), los no cuantificables deben ser identificados y medidos en las unidades que resulte pertinente.

– Ejemplo de beneficio no (o menos) cuantificable: disminución de accidentes en un proyecto de semaforización.

Bibliografía

  • Baca Urbina, Gabriel (1998). Evaluación de proyectos. México: Ed. Mc Graw Hill.
  • Miranda, Juan José. Los proyectos, Colombia, 1994
  • Modiglizni, Fabozzi y Ferri. Mercados e instituciones financieras, Prentice Hall, 1996.
  • Sapag Chaín, Nassir (2007). Proyectos de inversión/Formulación y evaluación. México: Ed. Pearson. Torrance, George W. (1991). Métodos para la evaluación económica de los programas de atención de la salud. Madrid: Ed. Díaz de Santos.
  • Sapag, José Manuel. Preparación y evaluación de proyectos, Copygraph, 1997.
  • Sapag, Nassir. Evaluación de proyectos no solo una cuestión de números, Universidad de Chile.
  • Westerfield, Ross y Jafe. Finanzas corporativas, McGraw-Hill, 1997.

Autor: Galvarino Casanueva Yáñez, Ingeniero Comercial.

Escuela de Administración

Facultad de Administración

Universidad UNIACC

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