Conservación documental electrónica

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Bibliotecólogos(as) ante el desafío de la conservación documental electrónica


03 noviembre 2020
   

Fernando Ruiz Astete

Abogado - UDEC

Master en Informática y Derecho - Universidad Complutense de Madrid

Profesor de Derecho Civil Universidad UNIACC

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Un día soleado del año 1947 en la localidad israelí de Qumrán, cerca del Mar Muerto, un humilde pastor beduino buscaba con desesperación una de sus cabras, perdida en el árido paisaje de montes desérticos que lo rodeaba. En este afán, subió por la falda de una ladera salpicada de antiguas cuevas y cual no sería su sorpresa cuando en una de ellas, en vez de encontrar a su animal, se topó con unos antiguos jarrones de cerámica, cuidadosamente sellados. Preservados en su interior se halló un tesoro, rollos de cuero manuscritos con fragmentos del antiguo testamento que constituyen hoy en día el testimonio más antiguo de los textos de la biblia de que se tenga noticia. Por eso, y para asegurar su conservación, se estableció en aquel país el Santuario del Libro, dedicado a la preservación y estudio de estos valiosos documentos, para así determinar las implicancias históricas de estos hallazgos. Así, se afirma por algunos que esos textos pertenecieron a la famosa secta judía de los Esenios, y que esta los habría escondido ahí para protegerlos de los Romanos.

Pero sea cual sea su origen y las razones para esconderlos, lo cierto es que sin duda se pretendía preservarlos de la destrucción. Pero, ¿por qué hacerlo en una cueva en mitad del desierto? La respuesta es simple: ese era el único método que tenían a mano para resguardarlos.

Hoy en día, y a pesar del tiempo y circunstancias que nos separan de quienes protegieron aquellos rollos, nos enfrentamos a necesidades de preservación documental similares, pues la destrucción o el olvido de nuestro acervo documental es una realidad tanto para aquellos antiguos judíos como para nosotros, plenamente insertos en el mundo digital.

Afortunadamente, hoy disponemos de medios y de profesionales más sofisticados que una simple cueva en el desierto para lograr estos propósitos, pues hoy en día existen universidades, como UNIACC en Chile, que están formando profesionales en Bibliotecología y Gestión de la Información que se especializan en resolver el arduo problema que significa proteger el legado cultural y la información digital que nuestro país produce todos los días. Esta tarea es muy importante desde el punto de vista, por ejemplo, de los historiadores del futuro, quienes así podrán trabajar con fuentes primarias que un dedicado grupo de profesionales habrá preservado para ellos. Y qué decir de los científicos que cultivan las ciencias de la naturaleza pues necesitan laboratorios, pero también información fidedigna sobre las investigaciones y avances de sus colegas, presentes y pasados.

La conservación de la documentación digital en los ámbitos mencionados es fundamental, pero cobra especial relevancia en el ámbito jurídico, donde el frágil papel ha sido la base de la seguridad jurídica desde tiempo inmemorial. Esta seguridad ha sido servida en Chile mediante numerosas normas que actúan desde dos ángulos distintos: primero las que dan cierto valor probatorio a los instrumentos privados y las escrituras públicas en papel y, segundo, creando funcionarios e instituciones que deben preservar tales documentos de papel, como las notarías, conservadores y archiveros judiciales. Sin embargo, estos mecanismos ya no son suficientes ante el advenimiento de la documentación electrónica.

En efecto, la conservación de estos documentos por su valor jurídico e histórico es una enorme responsabilidad que se ha vuelto aún más compleja de asumir con el advenimiento de los documentos electrónicos y la dictación de leyes que los asimilan al documento en papel. Ejemplo de estas son la ley 19.799 sobre documento y firma electrónica o la ley 19.880 que estableció las bases de los procedimientos administrativos. Por ello se hace necesario que se cobre consciencia de la necesidad de que los profesionales de la Bibliotecología asuman funciones en esta ardua tarea que tiene especiales características, como se verá.

En efecto, los documentos electrónicos están sujetos a destrucción y deterioro de maneras sutilmente diferentes a los documentos en otros soportes. El cuero en que estaban escritos los documentos de Qumrán, sobrevivió casi 2000 años y, a pesar de ello, pudieron ser restaurados y leídos; sin embargo, no sucederá lo mismo con los documentos electrónicos en un futuro cercano. Su soporte, las memorias de masa, son víctimas de la entropía de manera acelerada y están sujetos a fallos que se ven facilitados por su complejidad mecánica y electrónica. Deberán entonces ser resguardados por profesionales conocedores del tema con técnicas especializadas.

Pero existe otro peligro: la obsolescencia tecnológica de los soportes informáticos y de los formatos de escritura digital: no hace tantos años la última novedad eran las cintas magnéticas y los diskettes, pero fueron reemplazados por los DVD de datos y los Blu-ray, los que se han visto desplazados por nuevas invenciones que, a su vez, se volverán obsoletas muy rápidamente. Esto trae como resultado que todos aquellos documentos que hayan sido guardados en, por ejemplo, una cinta de computadora IBM en la década de 1980, se han vuelto en la práctica imposibles de leer por no existir disponibles aparatos que lean tales cintas. Pero es aún más grave el problema, porque aún imaginando que existen tales aparatos, los formatos de archivos que se utilizaron para guardar la información, en algunos casos son ilegibles para las versiones más modernas de los softwares con que fueron creados o, peor aún, es software que ya no existe versión actualizada. Tal es el caso, por ejemplo, de los archivos creados en el procesador de palabras WordPerfect o con la planilla de cálculo Lotus123.

Afortunadamente, ambos problemas han sido tomados en cuenta en la última reforma a la ley de procedimientos administrativos contenida en la ley 21.180. En ella se profundiza la obligatoriedad de informatizar los procedimientos del Estado en general y especialmente se establece un nuevo principio en el art.16 bis que nos dice: “En virtud del principio de actualización, los órganos de la Administración del Estado deberán actualizar sus plataformas a tecnologías no obsoletas o carentes de soporte, así como generar medidas que permitan el rescate de los contenidos de formatos de archivo electrónicos que caigan en desuso”.

En conclusión, es necesario tomar consciencia de la necesidad de resguardar la información contenida en los documentos digitales emanados del Estado, no solo con el fin de servir en general a la seguridad jurídica, sino también preservar valiosa información que puede tener relevancia científica y también para los ciudadanos en la preservación de sus derechos. Pero debemos ir más allá en las razones de la conservación documental: muchos de esos documentos tendrán interés científico-histórico en un futuro lejano y es nuestro deber preservarlos para que sirvan a las generaciones futuras como prueba de las instituciones y forma de vida de sus antepasados.

Para lograr estos fines debemos hoy entrenar y educar, a los profesionales documentalistas y bibliotecólogos(as) en las técnicas y conocimientos necesarios para que esta meta sea servida a cabalidad y no suframos la pérdida de un valioso patrimonio cultural, científico o jurídico.

En esta línea, la carrera de Bibliotecología y Gestión de la Información de la Universidad UNIACC orienta su quehacer formativo teniendo presente el avance de las tecnologías y las necesidades del entorno en la disciplina en términos de la importancia de articular el uso de las TICS y la conservación documental con miras a tributar desde el ejercicio profesional al acceso democrático a la información y al conocimiento por parte de los ciudadanos.

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